Principios fundamentales en el archivo de documentos

...almacenados de manera correcta y accesible.

Cualquier tipo de organización genera una cantidad inmensa y puede beneficiarse de contar con un sistema de archivo de documentos con el que ahorrar tiempo y espacio.

El archivo de documentos

Todas las empresas o instituciones, independientemente de que sean públicas o privadas, requieren de un espacio de trabajo. En el mismo se encuentra instalada la oficina, que en general está compuesta por los diversos puestos de trabajo del personal, algunas salas comunes y un espacio para archivar los documentos.

El precio de los metros hace que muchas veces sea necesario instalar todo lo necesario en un espacio muy reducido. Aunque no lo parezca una oficina requiere de un espacio amplio, ya que por ejemplo los puestos de trabajo del personal ya cuentan con diversos componentes, como mesa, silla, ordenador…etc.

En este sentido hay que destacar que el espacio para archivar los documentos es una pieza fundamental en estas instituciones o empresas, ya que no deja de ser el producto final de su trabajo diario. A pesar de que hoy en día el uso de papel está menos extendido, todavía es necesario guardar copias físicas de numerosa documentación.

Para que estos documentos se encuentren en las mejores condiciones, resulta imprescindible contar con mobiliario adecuado que permita almacenarlo y archivarlo en las mejores condiciones. En este sentido también hay que prestar atención a que el mismo contribuya a ahorrar espacio, algo muy importante.

Además de en oficinas, el mobiliario de almacenaje de estas características también es necesario en otros ámbitos, como por ejemplo en los archivos técnicos, en las bibliotecas, en las editoriales, en los hospitales…etc. Por este motivo es importante prestar atención a la manera de ubicar, instalar, almacenar y recuperar documentos de archivo.

¿Y la falta de espacio?

El espacio es un recurso que por norma general en oficinas o instituciones se encuentra bastante limitado, por este mismo motivo es por lo que es tan importante aprovecharlo al máximo. A día de hoy en el mercado existen numerosas soluciones que ofrecen alternativas a medida y que por lo tanto se adaptan a todas las necesidades.

Esto también ocurre en el caso de los archivos, ya que existen sistemas que permiten aprovechar al máximo los metros de espacio de archivo de los que se dispone, concretamente las estanterías metálicas sobre bases móviles, una solución a medida para almacenar todo tipo de materiales pero más enfocada al archivo de documentos.

Este sistema es muy innovador, ya que está formado por conjuntos de estanterías metálicas montadas sobre bases móviles, esto permite que se desplacen sobre los carriles, lo que les otorga un movimiento en cascada. De esta forma se puede crear un pasillo de trabajo adaptado a las necesidades de cada momento.

Gracias a este sistema se puede aprovechar al máximo el espacio del que se dispone, sin necesidad de renunciar a la accesibilidad, algo que es fundamental en espacios de estas características y destinados a este fin. Además esta solución está diseñada de manera especial para archivos y documentos.

Solución a medida

Como se ha comentado anteriormente, este sistema se puede utilizar en diversos ámbitos, por lo que lo ideal es elegir aquel que se adapte mejor a las necesidades y a las mercancías a almacenar. En este sentido hay que señalar que existen dos opciones disponibles, los eléctricos y los manuales.

La opción eléctrica cuenta con una mayor seguridad, ya que están pensados para el almacenaje de medicamentos, documentación confidencial, etc. Además en ellos se puede instalar la Base Móvil Electrónica, que va equipada con pantalla de control y software de gestión.

La opción manual es quizá la solución más utilizada, ya que ofrece todas las garantías y seguridades y posee un uso más versátil. Este tipo de sistema se utiliza en numerosos ámbitos, ya que permite archivar un gran volumen de documentos o mercancías en un espacio muy reducido, algo fundamental.

Estas bases móviles manuales disponen de un sistema de eje continuo, por lo que su uso es muy sencillo y seguro. El pasillo lateral de acceso debe disponer de un ancho mínimo de 1000 mm, y el pasillo entre las alineaciones de 800 mm. El fondo de las estanterías puede ser simple o doble, que son de 600 mm o de 320 + 320 mm respectivamente.

Este sistema se puede utilizar a temperaturas comprendidas entre 5° y 30° para garantizar la correcta conservación de las mercancías. Por otro lado destacar que la carga máxima por carrito es de 2000 kilógramos, mientras que la carga máxima de desplazamiento simultáneo es de 4000 kilógramos.

En cualquiera de los dos casos hay que destacar que el movimiento se realiza de una manera muy sencilla, ya que las estanterías metálicas se desplazan sin casi realizar esfuerzo por parte del usuario. Esto también es una gran ventaja, ya que se puede trabajar con ellos de una manera rápida y cómoda.

Lo mejor de este sistema es sin duda su capacidad de adaptarse a las necesidades, y es que se puede elegir el número de estantes deseado, las dimensiones, para así aprovechar el espacio al máximo, los accesorios de cerramiento…etc. También se pueden hacer instalaciones "abiertas", sin duda la opción más sencilla.

Ventajas que ofrece

No cabe ninguna duda de que estos sistemas de archivos ofrecen una infinidad de ventajas con respecto a otros. En primer lugar permiten ahorrar costes, algo que es fundamental en las empresas o instituciones. Esto se debe sobre todo a la alta rentabilidad que poseen estas estanterías sobre bases móviles.

Gracias a su diseño, todos los archivos, documentos o mercancías se encuentran muy accesibles, ya que solamente hay que girar la manivela. Por otro lado hay que destacar que todo el material que albergan se encuentra en perfectas condiciones de orden, limpieza y seguridad, algo muy importante.

Otra gran ventaja que ofrecen estos sistemas es su gran versatilidad, ya que se adaptan a la perfección a la superficie de la que se dispone, así como a las características de los documentos o mercancías a almacenar. Esto se debe sobre todo a la posibilidad de elegir la cantidad de estantes o dimensiones, etc.

Por otro lado hay que destacar que estos sistemas ofrecen una gran seguridad, ya que sus mecanismos protegen tanto los documentos y mercancías almacenados en su interior, como el propio sistema. Además cuando se encuentran compactados no puede entrar polvo ni agentes externos, lo que evitan posibles daños.

Sus componentes y accesorios

Estos sistemas de estanterías sobre bases móviles cuentan con diversos componentes, como por ejemplo los carriles, que son los elementos que se colocan sobre el pavimento para realizar el montaje del sistema. Otro componente es la base fija, que se encarga de delimitar el espacio que pueden recorrer las bases móviles.

Las estanterías móviles se instalan sobre las bases, y pueden incorporar diversos elementos y accesorios, siempre dependiendo de si se van a almacenar cargas ligeras o medias, o cargas voluminosas y de gran peso. Esto permite adaptarlas a todo tipo de necesidades de almacenaje, una gran ventaja.

A estos sistemas de almacenaje además se les pueden añadir otros tipos de accesorios, lo que hará que todavía se adapten mejor al espacio disponible y a las necesidades requeridas en cada momento. Sin duda esto supone una gran ventaja, ya que permite disponer de un sistema de almacenaje único.

Algunos de los accesorios que se pueden añadir a estos sistemas son barras porta-perchas, separadores de estantes o cierres traseros y laterales, que los hay de diversos materiales, como  malla, chapa de acero galvanizada, DM…etc. y de diversos acabados.

Consejos básicos para la organización de archivos

-          Una vez que tenga sus estanterías para el archivo de documentos, necesitará un sistema para conservar la documentación que le permita a usted y a otras personas de su organización, localizar rápidamente  los documentos necesarios. Es decir, necesita codificar su sistema para archivar documentos, apóyese para ellos en las recomendaciones de las personas que trabajan habitualmente con la documentación.

-          Separe sus documentos por proyectos o temáticas.

-          Utilice un fichero diferente para proyectos en curso y otro para proyectos finalizados. Para acceder más fácilmente a la documentación, se recomienda que los documentos de cuestiones en curso se coloquen en la parte superior de las estanterías metálicas para archivo y la documentación sobre cuestiones finalizadas o pasadas, en la parte inferior. Mantenga además un orden cronológico, con los documentos más nuevos en la parte delantera de la fila de la estantería metálica.

-          Cuente con muchas carpetas y fólderes, le recomendamos además que los codifique por color, por ejemplo, carpetas o fólderes azules para contabilidad.

-          Deshágase de la documentación que no sea necesaria, de esta manera reducirá el tamaño de sus archivos y le será más fácil encontrar los verdaderamente necesarios. 

-          Informe a su equipo por escrito sobre cómo se organizan estos archivos

Conclusiones

No se puede negar que este sistema de almacenaje para archivo es una solución magnífica para numerosos entornos de trabajo, sobre todo en aquellos en los que es necesario archivar un gran número de documentos. Aunque como se ha comentado en ellos se pueden almacenar diversas mercancías.

En este sentido hay que destacar que este sistema es idóneo para ser instalado en oficinas, bibliotecas, archivos técnicos, archivos de hospital, universidades… Y también son ideales para almacenar objetos valiosos o delicados, como pueden ser obras de arte, manuscritos o medicamentos de una farmacia, entre otros.

Por otro lado, si se adaptan a la carga, como por ejemplo para objetos voluminosos o pesados, también permiten almacenar en ellos cajas, paquetes, prendas de vestir colgadas, recambios de automóvil….etc. Sin duda su diseño los convierte en la solución ideal a la falta de espacio de todos los ámbitos.

Las estanterías metálicas sobre bases móviles permiten archivar mucho en muy poco espacio, justo lo que necesitan la mayoría de empresas o instituciones. Con ellas se puede conseguir la máxima capacidad de almacenaje manual realizando un aprovechamiento óptimo del espacio disponible.

Sin duda para ahorrar el máximo espacio en el almacenaje de todo tipo de materiales, las estanterías metálicas sobre bases móviles son la mejor alternativa, independientemente del ámbito en el que se quieran utilizar, ya que su diseño permite adaptarlas a todas las necesidades.