Mantener el orden en despachos de abogados
Y es que en todos los trabajos es
importante mantener el orden, sobretodo en cuanto a documentación se refiere, y
desde luego un despacho de abogados en uno de los sectores profesionales donde
el orden en su documentación es un elemento básico para el desarrollo de su
actividad profesional.
El desorden conduce a la pérdida
de productividad, solo buscando documentos cuando no se sabe dónde
encontrarlos, pueden transcurrir horas. Hace el trabajo más lento para
cualquier profesional, pero en el caso de un despacho de abogados puede suponer
una imputación por negligencia profesional. Las consecuencias de perder un
expediente son muy graves, puede suponer la pérdida de muchos millones.
Conservar el orden en un despacho de abogados conlleva múltiples beneficios, tanto personales como profesionales ya que se trabaja de manera más fluida, teniendo menos estrés, menos trabajo acumulado y menos retrasos en la consecución de las tareas pertinentes.
Materiales básicos para mantener en orden en oficinas y despachos de abogados
Disponer de los materiales básicos en un despacho de abogados es fundamental para alcanzar la excelencia en el trabajo y sacar el máximo rendimiento.
Puede parecer un factor más, sin especial importancia ya que se considera secundario a la labor principal, pero no tener acceso constante a los materiales y documentaciones necesarias conlleva un agotamiento mental que repercute de manera negativa a la hora de llevar a cabo las tareas en un despacho de abogados.
Es recomendable tener actualizados todos los materiales esenciales que se deben tener y hacer inventario de vez en cuando para reponer lo necesario de manera rápida.
Por supuesto, material como bolígrafos y folios, clips, grapas, bandejas de documentos, impresoras, ordenadores, mesas espaciosas y sillas cómodas y ergonómicas son los materiales más básicos en cualquier trabajo de oficina, pero en el caso del despacho de abogados, sus necesidades en cuanto a mobiliario son más y más específicas.
En cuanto a las mesas cabe añadir que no tienen por qué ser demasiado robustas, pero si dar sensación de consistencia. Lo importante es que estén bien acabadas y que no sean de mala calidad, ya que resultaría poco profesional. Es un elemento que no pasa desapercibido, al fin y al cabo los clientes el despacho van a acabar sentados en una de esas mesas hablando de temas vitales para ellos, y una mesa mal acabada o rota, llama (para mal) mucho la atención.
Uno de los materiales básicos en un despacho de abogados es una máquina destructora de papel, ya que se gestionan documentos llenos de información personal y privada, así que para no incurrir en un incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y enfrentarse a sus enormes cuantías, hay que destruir la documentación de forma correcta.
Los armarios
y archivadores metálicos son los mejores aliados a la hora de mantener el
orden y no perder documentación y expedientes. Ayudan a mantener el escritorio
limpio y ordenado, los documentos alejados de miradas indiscretas y
correctamente clasificados.
Por supuesto es más que recomendable informatizar toda esta documentación, pero un despacho de abogados está todavía lejísimos de trabajar sin papel impreso, así que además de una buena informatización de esa documentación, hay que ordenarla y clasificarla de forma física, siendo los armarios y archivadores metálicos los encargados de esta labor.
Un armario y/o un archivador mejora el orden y la planificación, haciendo del seguimiento de los expedientes una tarea más fácil, rápida y eficiente. Además no solo pueden guardarse papeles físicos, también pueden guardarse y clasificar copias digitales de los documentos de las diferentes áreas del despacho de manera ordenada.
Además de esenciales, son muy estéticos, hablaremos más delante de las tendencias en decoración de un despacho de abogados.
Contamos con diversos modelos de armarios y archivadores metálicos para despachos de abogados y labores de oficina en general.
Nuestro armario universal con puertas batientes es de cuerpo soldado,
robusto, sólido y a un precio más que competitivo. Sus puertas batientes llevan
cerradura de doble pasador. Lo tenemos en diferentes colores. Son regulables en
altura, se les puede añadir estantes adicionales y son perfectos para colgar
carpetas colgantes y archivadores.
Nuestro archivador con cajones para carpetas colgantes es una de las soluciones más estéticas, originales y modernas que hay, es un archivador metálico con sistema antivuelco y etiquetero frontal, lo tenemos disponible con 2,3 o 4 cajones ¡combinándolos se crea un espacio maravilloso!
Para un extra de seguridad, hay otras opciones, como nuestros archivadores de seguridad HT con cajones. En un entorno como el que hoy nos ocupa es más que habitual contar con armarios y archivadores con una alta seguridad de manera que se eviten robos de información, indiscreciones, incluso, espionaje industrial.
Estos archivadores, que también se encuentran con diferente número de cajones, están construidos con chapas de acero que forman una estructura monobloque indeformable.
Cuentan con un sistema de cerraduras blindado, dos burlones por cada cajón y están blindados con manganeso anti taladro y empotrados a la estructura. La cerradura es de caja fuert WITTKOPP testada A2P grado A.Similar a estos archivadores, tenemos los armarios de seguridad HT con puertas, también de chapa de acero muy robusta y cuerpo monobloque. Sus puertas son anti extracción con bisagras ocultas. Cuenta con el mismo sistema de cerraduras que en el caso anterior
Para proteger los documentos más importantes, dinero,
llaves o cualquier otro material importante, tenemos también el armario ignífugo HT con puertas con puertas batientes. Ideal
para la protección contra el fuego de acuerdo a la Normativa Europea EN 15659 – S30P: Prueba de
resistencia al fuego superada durante 30 minutos de duración a 840º. Protección
contra robo Normativa Europea EN 14450 – Grado E1: Homologado y certificado
frente a robos S1 y S2.
Incluye juntas múltiples, para asegurar la estanqueidad en caso de incendio. Pero no solo protege contra incendios, también contra inundaciones y contra emisiones electromagnéticas. Su cerradura es de caja fuerte WITTKOPP testada A2P grado A.
Para documentación que no requiera una seguridad tan elevada o bien que dicha seguridad no esté basada en el elemento de almacenamiento sin no en la estancia, tenemos cientos de modelos de estanterías metálicas para archivo.
Cualquiera de ellas está ideada no solo para ser altamente duradera y robusta, también para aprovechar al máximo el espacio.
Contamos con estanterías para archivos definitivos de distintos niveles y fondos, de diseño modular, fabricadas en acero galvanizado por el procedimiento Sendzimir y de montaje altamente sencillo, no es necesario emplear tornillos ni tuercas.
Para almacenar cajas de cartón que contengan documentación, la solución ideal es la estantería metálica grandes vanos con la que aprovechar el espacio disponible con la certeza de que es una estantería metálica robusta, de acero galvanizado.
Para los archivadores A-Z, las estanterías ideales son las estanterías metálicas para archivadores A-Z, son unas estanterías Galvamil, de fácil montaje ya que no son necesarios tornillos ni tuercas.
También tenemos estanterías cromadas especiales para labores de oficina, que son muy prácticas, resistentes y estéticas, incluyen una encimera de policarbonato en cada estante para un mejor apoyo de archivadores y libros, incluso incorpora cierres laterales para evitar caídas laterales.
En un despacho de abogados también hay que conservar archivos definitivos, para lo cual contamos con la estantería metálica Universal para archivo, que es una estantería galvanizada de fácil montaje. Son modulares y se encuentran en diferentes tamaños.
Claves y tendencias en decoración de un despacho de abogados
Hace años todos los despachos de abogados eran similares, con muebles de madera color wengue o roble oscuro. Muebles muy formales y espacios muy recargados que han dejado de ser tendencia.
Ahora el mobiliario metálico no solo está de moda si no que se ha demostrado como más duradero y funcional. Para no crear ambientes muy monótonos se recomienda mezclar los muebles de metal con suelos de madera o parquet de colores claros. Esto le da al despacho un aire serio pero más informal y fresco.
Ya quedaron atrás los muebles tipo inglés, muy clásicos y normalmente llenos de ornamentación, que dan sensación de ostentosidad, y ahora se persigue ser percibidos como prestigiosos sin ser recargados ni llamativamente lujosos.
Es recomendable separar las diferentes zonas del despacho, en este sector no es recomendable tener un espacio 100% diáfano ya que se tratan asuntos confidenciales y los clientes no están cómodos si el resto de personas del despacho les escuchan.
También es recomendable crear zonas de descanso para los trabajadores, alejada de la zona de recepción o de la sala de espera.
Asimismo recomendamos contar con un pequeño espacio para que tanto los abogados como los clientes puedan tomar un café y tener una charla más informal.
Los espacios de trabajo deben ser lo más humanos posible, que sean confortables y cercanos a los trabajadores y clientes.
En la sala de espera no debe faltar un sofá.
A la hora de decorarlo, se debe buscar un término medio entre elementos personales y profesionales, es recomendable colocar pocos objetos personales en la mesa, las orlas y diplomas pueden ir colgados en la pared, así como algunos cuadros artísticos que guarden equilibrio con la estética del resto del mobiliario, los cuadros monocromáticos o minimalistas son un acierto seguro. También es positivo colocar alguna planta u otro elemento natural.
Los colores que son tendencia y un acierto seguro en despachos de abogados son el azul, verde y gris, pero si se trata de un despacho pequeño lo más importante es que los espacios parezcan más amplios de lo que son, para ello el mejor color es el blanco para paredes y techos y mobiliario fabricado en acero y cristal. Es posible quesea necesario contar con mobiliario en acero hecho a medida.