...resguardar y controlar los productos y materiales de la misma.

Con el paso de los años el concepto de almacén ha ido evolucionando, pasando de ser un simple espacio donde guardar los productos, a convertirse en una pieza clave de cualquier negocio. La gestión de almacén es un concepto que abarca la recepción, el almacenamiento y el movimiento de los productos y materiales de una empresa.

La gestión de almacenes tiene como objetivo principal optimizar un área logística funcional en dos etapas, el abastecimiento y la distribución, por lo que abarca dos de las actividades más importantes para el funcionamiento de una empresa. Además también se encarga de tratar los datos y la información generada al respecto.

La importancia de la gestión de almacenes

Sin una buena gestión de almacenes las empresas no son capaces de cumplir las promesas que hacen a sus clientes, aquí radica la importancia de que sea correcta. La gestión de almacenes es una de las formas más efectivas que tienen las empresas de ahorrar tiempo y dinero, por lo que es muy importante que funcione bien.

La gestión de almacenes abarca tareas como recibir, acumular, mover o mantener todo tipo de productos, como por ejemplo materias primas, productos elaborados o semielaborados, maquinaria…etc.  Además de todo esto también se encarga de planificar el almacenamiento de todos estos productos.

En este sentido la gestión de almacenes tiene que planificar los movimientos de los productos, el abastecimiento de los mismos y controlar las existencias, para así instar a la empresa a producir o a vender más. Por otro lado hay que destacar que a mayor tamaño de empresa, más compleja es la gestión de almacenes.

Tareas a desarrollar

Hay muchas tareas que se desarrollan dentro de la gestión de almacenes, como por ejemplo la entrada y salida de materiales y productos, el suministro a la producción, las ubicaciones exactas de los productos, el estado de los materiales, las características de cada producto, el etiquetado de los mismos, las fotos del artículo…etc.

En general dentro de la gestión de almacenes entran todas las tareas que se tienen que realizar hasta la salida del artículo del almacén. Si se desarrolla de manera correcta evita grandes pérdidas de tiempo, entregas tardías, daños, hurtos o descontrol del stock, entre otras cosas determinantes para la empresa.

Para que todas estas tareas sean lo más efectivas posible, es importante que solamente una persona se encargue de vigilar las existencias, que cada trabajador tenga un puesto y una función específica, que haya una sola puerta y esté vigilada, que se registren todos los días las entradas y salidas de personas y productos o que el inventario sea realizado por alguien externo al almacén, entre otras cosas.

Estos son los pasos a seguir para conseguir una gestión de almacenes correcta.

1. Estudio de necesidades

Es importante conocer todo lo que hay que tener en cuenta a la hora de gestionar la logística de una empresa, por eso lo mejor es repasar detenidamente cada aspecto para no dejar sin cubrir ninguno de los aspectos básicos de la misma. Por ejemplo a la hora de elegir un almacén es importante tener en cuenta diversos aspectos.

Algunos de ellos están relacionados con el tamaño que se necesita, la ubicación, el comportamiento del mercado, el modelo de ventas, la cadena de abastecimiento y producción o el dinero del que se dispone, entre muchos otros factores que también son determinantes en este primer paso.

Factores como la ubicación o el tamaño del almacén son de vital importancia, por lo que lo más adecuado es estudiarlos con detenimiento, para ello lo mejor es tener en cuenta el tipo de productos a almacenar, si tienen fecha de caducidad, cómo debe ser el lugar para almacenarlos…etc.

Además de todo esto también es importante conocer el número de productos que se manejan al día, a la semana o al mes, el tamaño de los mismos, la demanda del mercado, el tiempo que cuesta producirlos, la distribución de las instalaciones, los sistemas de manipulación o el número de trabajadores necesarios.

2. Distribución de espacio y mercancías

Una vez que ya se conocen las necesidades con respecto al almacenaje, llega el momento de distribuir las zonas del almacén. Lo principal es contar con una zona para colocar las principales instalaciones, como las zonas de almacenaje, carga y descarga. Además también se requiere un acceso a los servicios y salidas y entradas.

Después llega el momento de distribuir el espacio disponible, para ello lo mejor es dividirlo por espacios, como por ejemplo zona de carga y descarga, zona de reserva, zona de preparación de pedidos, zona de expedición, zona de maquinaria…etc. Este es el momento de definir todas las zonas necesarias del almacén.

Es de vital importancia que se decida desde el primer momento dónde se va a ubicar cada cosa, ya que hay que pensar que este tipo de áreas tienen un gran movimiento y no puede haber nada fuera de lugar, puesto que entorpece el movimiento de los empleados y de las máquinas, lo que se traduce en pérdidas de tiempo.

Tras dividir el espacio de almacenaje, llega el momento de decidir cómo se van a gestionar las mercancías. Existen diferentes maneras de distribuirla, puede ser la última que llega es la primera en salir, la primera en llegar es la primera en salir o la primera en caducar es la primera en salir, entre otras alternativas. Lo ideal es escoger aquella que se adapte a las necesidades de los productos de la empresa.

3. Mobiliario

Está claro que para colocar las mercancías se requiere de un mobiliario específico, en este sentido es importante que sea adaptado al tipo de productos a almacenar. Las estanterías metálicas son una gran alternativa a tener en cuenta, puesto que su diseño se adapta fácilmente a las necesidades de las empresas.

En el mercado existen una gran cantidad de estanterías, lo ideal es buscar unas específicas para almacenar cada tipo de producto. Por ejemplo para almacenar productos de gran tamaño, la Estantería de 1 módulo y 4 niveles de carga es una gran opción a tener en cuenta ya que ofrece numerosas ventajas.

Esta estantería metálica está especialmente diseñada para almacenar pesos pesados, además su montaje es muy sencillo, puesto que no se necesitan ni tuercas ni tornillos. Por otro lado hay que destacar que si se requiere se puede ampliar con estantes adicionales, por lo que se adapta a las necesidades de cada momento, algo muy importante.

En la actualidad hay a la venta estanterías de todo tipo, tanto para cargas medias, como para cargas ligeras o cargas pesadas. La opción más inteligente es combinar todas ellas para que cada producto se almacene de la forma más correcta. Además es importante diferenciar las zonas donde almacenar cada uno de ellos.

Para colocar las estanterías metálicas en el almacén es importante tener en cuenta el espacio del que se dispone, ya que además del espacio para colocar el mobiliario también se requiere otro espacio para colocar el resto de elementos necesarios, como por ejemplo los montacargas, las transpaletas o carretillas u otros accesorios.

Existen diversos diseños a seguir para distribuir el espacio de un almacén, pero los más populares son 3: el diseño en U, el diseño en T o el diseño lineal. Lo ideal es buscar aquella forma que mejor se adapte a los materiales y al flujo de entrada y salidas que se llevan a cabo en cada empresa.

El diseño en U está indicado para aquellas empresas que pueden necesitar modificar la distribución del espacio cada poco tiempo. En el caso del modelo de diseño en T, hay que destacar que combina aspectos de los otros dos modelos, mientras que el diseño lineal es el modelo más adecuado para las empresas pequeñas.

4. Identificación

Otro aspecto muy importante en la gestión de almacenes es la identificación de los productos, materiales o zonas. Una de las mejores alternativas para crear un sistema de identificación propio, es utilizar abreviaturas, iniciales, colores, siglas y números, de esta forma se consigue un sistema codificado.

En este sentido hay dos alternativas, o bien contar con una empresa que diseñe el sistema automático de etiquetado y administración de la mercancía, algo que permite ahorrar mucho tiempo, o encargarse de crear el propio sistema de gestión de existencias de la empresa, una alternativa algo más económica y personalizada.

Una buena alternativa es contar con accesorios y complementos de estantería, ya que son una forma de facilitar la identificación de las mercancías. En el mercado hay numerosas alternativas en este sentido, como por ejemplo los visores con etiquetas, que permiten identificar de una forma rápida las mercancías almacenadas en una zona.

Otras alternativas a tener en cuenta a la hora de crear un sistema de identificación de las mercancías o productos almacenados son los portaetiquetas de pvc por encaje o  los portaetiquetas autoadhesivos de pvc, entre muchas otras alternativas que se pueden encontrar en el mercado.

Conclusiones

Tras conocer toda esta información, se puede afirmar que la gestión de almacenes no es un proceso nada sencillo, y además hay que destacar que en empresas de grandes dimensiones el proceso todavía se complica más. Por este motivo es por lo que es tan importante seguir diversos pasos para conseguir una gestión de almacenes correcta.

Si se siguen estos pasos la gestión de almacenes será mucho más sencilla y además se desarrollará de la forma más adecuada, algo esencial para el funcionamiento de la empresa. En la actualidad los almacenes son piezas fundamentales de todos los negocios, ya que de ellos depende que el negocio funcione correctamente.

En este sentido es importante asegurarse de que la gestión de almacenes se esté desarrollando de la mejor manera posible, ya que acciones propias de la misma, como son el abastecimiento y la distribución, entre muchas otras, son aspectos esenciales para que un negocio obtenga el éxito, algo que cualquier tipo de empresa busca en la actualidad.